SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE ACTIVOS Y SERVICIOS

PART NUMBER: BRW-003

SIGAS Sistema de Gestión de Activos y Servicios administra los procesos de adquisición de Bienes y Servicios conforme a la normativa aplicable a las Instituciones del Estado, gestiona las operaciones de entradas y salidas de Bodega manteniendo el control del stock de las existencias, y además efectúa el control físico y contable de los Bienes que forman parte del Activo Fijo.

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Adicionalmente el Sistema permite optimizar los procesos de Adquisición de Bienes y Servicios a través de un Plan de Compras administrar el mantenimiento de los Bienes Institucionales y participar de los procesos de Licitaciones y los Contratos pertinentes en sus diferentes etapas. SIGAS Sistema de Gestión de Activos y Servicios se relaciona con SIGFIN, Sistema de Gestión de Finanzas, en temas de carácter presupuestario del área de Adquisiciones, y de carácter contable con Existencias y Activo Fijo. SIGAS considera un Módulo de Definiciones que permite establecer y configurar diversos Catálogos y Parámetros que facilitan y automatizan las operaciones de los diversos Módulos del Sistema SIGAS, destacando los siguientes:

 

SIGAS/ Definiciones

SIGAS considera un Módulo de Definiciones que permite establecer y configurar diversos Catálogos y Parámetros que facilitan y automatizan las operaciones de los diversos Módulos del Sistema SIGAS, destacando los siguientes:

  • Unidades Solicitantes: entidades internas de la Institución (secretarias, secciones, oficinas), habilitadas para registrar Solicitudes de Compra y Solicitudes de Consumo.
  • Catálogo de Artículos: codificación y características de los artículos que serán controlados por el Sistema SIGAS.
  • Clasificación de Artículos: definición de la agrupación de artículos deseada para su administración.
  • Unidades de Medida: definición de las unidades en las que se ejecutará la adquisición y control de existencias.
  • Bodegas: definición de las entidades de almacenamiento de las existencias.
  • Clasificación de Bienes: definición de la agrupación de los Bienes del Activo Fijo de acuerdo a la normativa de la Contraloría General de la República.
  • Clasificación de Bienes v/s Cuentas: asociación de los códigos del Plan de Cuentas para habilitar la función de Centralización Contable de los movimientos de Bienes del Activo Fijo.
  • Ubicación de Bienes: definición de las posiciones físicas donde estarán basados los Bienes del Activo Fijo.
SIGAS/ Plan de Compras

Este módulo tiene por objetivo apoyar la gestión de compra de Bienes y Servicios de manera eficiente, mediante una planificación acorde a las necesidades y recursos de la Institución.

Entre las principales características destacan:

  • Recibe las Solicitudes de Compra generadas por entidades internas de la Institución denominadas Unidades Solicitantes.
  • Recoge de las Unidades Solicitantes una planificación preliminar de adquisiciones definida mensualmente.
  • Contempla etapas de autorización de los requerimientos presentados por las Unidades Solicitantes.
  • Elabora un Plan de Compras Vigente a partir de los requerimientos autorizados.
  • Permite a las Unidades Solicitantes generar en forma automática las Solicitudes Internas de Compra, una vez aprobado el Plan de Compras.
  • Traspasa al Módulo de Adquisiciones las Solicitudes Internas de Compra a fin sean procesadas mediante los mecanismos pertinentes.
SIGAS/ Adquisiciones

El Módulo de Adquisiciones permite administrar los procesos referidos a la gestión de Compra de Bienes y Servicios, a partir de las Solicitudes de Compra generadas en las entidades internas de la Institución hasta alcanzar la generación de las Órdenes de Compra pertinentes.

Entre las principales características destacan:

  • Considera Solicitudes Internas de Compra que pueden ser generadas por entidades internas de la Institución, denominadas Unidades Solicitantes, que luego de ser autorizadas, ingresan al ciclo de compras.
  • Contempla un proceso de Refundido, que permite agrupar varias Solicitudes Internas de Compra que consideran un mismo tipo o rubro de artículos, facilitando el ciclo de compras.
  • Tras el proceso de Refundido, traspasa información al Módulo de Presupuesto de SIGFIN, a fin de registrar la Pre Afectación Presupuestaria.
  • Una vez confirmada la Pre Afectación en el Módulo de Presupuesto, se ejecuta la adquisición de acuerdo a la normativa de la Ley de Compras: Licitación vía Mercado Público, Convenio Marco, Trato Directo, Compra directa.
  • Permite, en el caso de Compras Directas, generar Cartas de Invitación a los Proveedores habilitados para efectuar cotizaciones.
  • Puede confeccionar múltiples Cuadros Comparativos a partir de las Cotizaciones recibidas ó que se encuentren vigentes, antes de Adjudicar.
  • Permite adjudicar un Cuadro Comparativo seleccionado y generar Órdenes de Compra, Órdenes de Servicio según corresponda.
  • Permite generar Órdenes de Compra a partir de Convenio Marco, o Licitaciones realizadas a través del Portal Mercado Público.
  • Permite preparar una Orden de Compra considerando una planificación de las entregas por parte del proveedor.
  • Traspasa información al Módulo de Presupuesto con el propósito de registrar el Compromiso Presupuestario correspondiente a las Órdenes de Compra autorizadas.
  • Traspasa información al Módulo de Existencias para que realice la recepción de las mercaderías detalladas en las Órdenes de Compra.
SIGAS/ Existencias:

El Módulo de Existencias permite administrar las Bodegas de la Institución, ejecutando las operaciones de Entradas y Salidas de materiales y controlando los stocks pertinentes.

Respecto de las Entradas a Bodega el módulo recoge la información de las Órdenes de Compra generadas por el módulo de Adquisiciones. Respecto de las Salidas de Bodega el módulo cuenta con funciones para que las entidades internas de la Institución puedan generar Solicitudes de Consumo, y Solicitudes de Traspaso entre Bodegas.

Entre las principales características destacan:

  • Permite crear múltiples Bodegas con referencia a un Centro Financiero.
  • Permite crear diversos Tipos de Bodegas: Contables, No Contables, Reciclables, Traspasos.
  • Contempla diversos Tipos de Entradas a Bodegas: Por Órdenes de Compra, Devolución de Consumos, Traspasos desde otra Bodega, No clasificados.
  • Contempla diversos Tipos de Salidas de Bodegas: Por Consumos, Devolución al Proveedor, Traspasos hacia otra Bodega, No clasificados.
  • Permite crear diversas Ubicaciones dentro de cada Bodega y establecer niveles de Stock Máximo, Mínimo y Crítico por cada una de éstas.
  • Actualiza en línea los stocks de mercaderías, como consecuencia de la autorización de los documentos de Entradas y Salidas de cada Bodega.
  • Realiza el costeo de las mercaderías mediante el método de Precio Promedio Ponderado.
  • Permite controlar Artículos por Lotes y por Fechas de Vencimiento.
  • Administra Cartolas de Artículos Valorizadas y No Valorizadas.
  • Permite efectuar tomas de Inventario por Bodegas, por ubicaciones de Bodega, y por Clasificación de Artículos.
  • Genera periódicamente Comprobantes de Centralización Contable hacia el Módulo de Contabilidad, informando las Entradas y Salidas de Bodega.
 SIGAS/ Activo Fijo

Sistema desarrollado para facilitar a las Instituciones del Sector Público la tarea de manejar la información sobre el control Físico, Administrativo y Contable de todos los bienes que forman parte del Patrimonio Institucional, basándose en las normas establecidas por los organismos reguladores del Estado.

El Sistema mantiene el control de todos los Bienes de la Institución, registrando sus Altas, Bajas, Mejoras, y Traslados, efectuando el cálculo anual de la Corrección Monetaria y Depreciación cuando corresponde, y manteniendo el control de la Ubicación Física de los mismos.

Entre las principales características destacan:

  • Permite administrar centralizadamente la información de Bienes de múltiples entidades internas de la Institución, acorde a la estructura administrativo-contable que se haya definido.
  • Contempla una Clasificación de Bienes en un esquema jerárquico de Grupo, Sub-Grupo,  Clase y Sub Clase.
  • Asigna a cada Bien un código único a nivel nacional, con una estructura de catorce dígitos, donde los seis primeros representan la Unidad donde se ha registrado el ingreso del Bien, y los ocho siguientes responden a un correlativo.
  • Considera un esquema de Ubicación de cuatro niveles, los que asociados a cada Bien dan a conocer su posición física.
  • Permite ingresar masivamente, en una sola operación, múltiples unidades de un Bien, evitando la digitación individual de cada uno de ellos. 
  • Considera la adición de Mejoras de Bienes, que pueden determinar el incremento del valor del Bien o el aumento de su vida útil.
  • Considera la función de Cambios de Ubicación para registrar una nueva ubicación física de un Bien dentro de un mismo Centro Financiero.
  • Considera la función de Traslados de Bienes para registrar una nueva ubicación física definida en un Centro Financiero distinto al original.
  • Contempla la generación de Resoluciones que aprueban los movimientos de Bienes, en términos de Altas, Bajas, Traslados, Cambios de Ubicación y Mejoras.
  • Considera el registro de Bienes que, por su valor y en virtud de la normativa vigente no son considerados parte del Activo Fijo Contabilizado, que se definen como Inventario Administrativo.
  • Asigna a cada Bien un Usuario Responsable. De igual forma cada Ubicación de nivel 4, contempla un Usuario Responsable.
  • Permite asociar a cada Bien datos anexos como Características Específicas, Inventario Adicional, Garantías y Seguros.
  • Considera la impresión de etiquetas con código de barras para la identificación de cada Bien.
  • Contempla la función de Toma de Inventario, a partir de etiquetas de código de barras, informando las diferencias detectadas.
  • Permite asociar a la Clasificación de Bienes los códigos del Plan de Cuentas para facilitar los procesos de Centralización Contable de Altas, Bajas, Mejoras, Traslados, Corrección Monetaria y Depreciación de los Bienes.
SIGAS/ Mantenimiento

Este modulo administra las tareas de mantenimiento a que deben ser sometidos los Bienes de las Instituciones del Sector Público.

El proceso comprende Solicitudes de Mantenimiento que pueden ser generadas por las diversas entidades internas de la Institución, las que convergen a una Mesa de Ayuda desde donde son derivadas a los Departamentos responsables del mantenimiento, tarea que puede ser ejecutada por técnicos institucionales o en su defecto mediante una solicitud de Compra de Servicios a externos.

Entre las principales características destacan:

  • Contempla tres Tipos de Mantenimiento: Correctivo, Programado, Preventivo.
  • Define como Mantenimiento Correctivo el que se ejecuta de forma urgente para salvar situaciones imprevistas.
  • Define como Mantenimiento Programado el que se ejecuta de acuerdo a una planificación de largo plazo.
  • Define como Mantenimiento Preventivo el que se ejecuta en forma periódica de acuerdo a un cronograma definido por la Institución.
  • Mantiene interfaz con el Módulo de Activo Fijo, para rescatar los Bienes a los cuales se realiza los diversos tipos de mantenimiento.
  • Permite definir componentes de los Bienes de Activo Fijo a los cuales se realiza mantenimiento, ejemplo oficinas de un edificio.
  • Contempla una Hoja de Vida de cada Bien con la historia de los mantenimientos realizados.
  • Permite registrar diversos eventos que ha experimentado un Bien, como un Siniestro, Colisión, Sustracción, etc.
SIGAS/ Licitaciones

Licitaciones tiene por objetivo administrar la operación, el control interno y la auditoria de los procesos de Compras por Licitación que deben ser realizados por medio del Portal Mercado Público.

El módulo asiste al proceso considerando el requerimiento del usuario, el proceso de llamado y selección de proveedores, la adjudicación y emisión de la orden de compra.

Entre las principales características destacan:

  • Administra y controla todo el proceso de Licitaciones Públicas y Privadas.
  • Permite controlar Publicación, Período de Preguntas, Visitas a Terreno, etc.
  • Permite establecer Criterios de Evaluación definibles por el usuario, y sus respectivas notas.
  • Permite en todo el proceso, adjuntar documentos en diversos formatos: PDF, Word, Excel, Planos, etc.
  • Permite definir las Comisiones de Apertura y Adjudicación.
SIGAS/ Evaluación de Proveedores

Este módulo permite examinar la gestión de Proveedores mediante Parámetros configurables según requerimientos de cada Institución, que comprenden tanto a los proveedores como a sus productos.

Este módulo se encuentra en estrecha relación con los Módulos de Adquisiciones y Existencias, pues en lo principal, evalúa las Órdenes de Compra Cerradas y que en consecuencia han sido totalmente recibidas en el área de Bodegas.

Entre las principales características destacan:

  • Definición de Características a evaluar.
  • Administración de Tablas de Evaluación.
  • Calificación de Compras Cerradas.
  • Procesos de Calificación de Proveedores.
  • Informes de Evaluación de Proveedores.

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